Comment créer un agenda partagé ?

Un agenda partagé est une solution qui vous permet de gérer votre temps efficacement. Pour le créer, vous devez choisir un outil adapté à vos besoins et à vos attentes. Vous pouvez suivre les tutoriels proposés par le spécialiste. De toute évidence, il vaut mieux choisir un logiciel sécurisé pour éviter les mauvaises surprises. 

C’est quoi exactement un agenda partagé ?

Le calendrier partagé est un logiciel qui vous permet de fixer facilement le lieu, la date et l’heure d’une réunion. De cette manière, vous n’êtes plus obligé de consulter tous les participants. Il vous permet de trouver facilement le créneau horaire disponible d’un collaborateur, la disponibilité d’une salle de réunion, … Vous aurez, ainsi, la possibilité d’inviter et de rappeler les participants d’une réunion par sms ou par courriel. Vous avez la possibilité de le synchroniser avec un assistant personnel. Cela a pour objectif de programmer les réunions et les rendez-vous réguliers, en une seule fois. Il possède un espace dédié aux compléments sur lequel vous pouvez noter la fonction des participants, les raisons de la rencontre, les ressources nécessaires, … Vous devez savoir que ce logiciel est accessible à tous les membres. Sur internet, vous pouvez rencontrer plusieurs types d’agendas partagés. C’est pour cette raison qu’il est préférable de bien choisir le calendrier capable de répondre à ses besoins et à ses attentes. Pour obtenir plus d’informations, visitez le lien suivant : joynit.fr.

Que faire pour créer un agenda partagé ?

Le calendrier en ligne est l’un des meilleurs moyens pour organiser des rendez-vous avec vos collaborateurs ou vos employés.  Son utilisation peut s’étendre dans le domaine familial. Il vous suffit de choisir les différentes personnes avec qui vous souhaitez partager votre emploi du temps. Il s’agit, ainsi, d’un outil d’organisation personnel et professionnel. Vous devez noter que certains spécialistes mettent à votre disposition des tutoriels pour vous expliquer le fonctionnement du logiciel. Ils vous apprendront à gérer vos listes d’invités et vos membres, poster des événements privés ou ouverts, suivre les relances et les participations, … Par ailleurs, d’autres plateformes vous permettent de créer des pages personnalisables dans lesquelles vous pouvez ajouter des informations basiques. Après, vous n’avez qu’à partager votre URL aux participants. Ce sont les seules personnes qui peuvent accéder et réagir tout en proposant leurs propres rendez-vous et leurs propres dates. Les participants pourront, aussi, répondre par la négative ou la positive d’une invitation. Si nécessaire, vous pouvez demander l’intervention d’un professionnel pour vous guider dans toutes les étapes à suivre. Cela vous évitera les mauvaises surprises.

Guide pour créer un agenda partagé

Pour concevoir un calendrier partagé, il faut suivre quelques étapes obligatoires. A priori, vous devez proposer 2 créneaux d’horaires possibles dans l’agenda collectif. Ensuite, vous devez remplir tous les détails nécessaires à la demande. Vous obtiendrez une URL que vous pouvez partager à tous les participants (collaborateurs, familles, …). Puis, les membres recevront des notifications par mail. Ce dernier comporte le lien qui se dirige vers l’agenda partagé. Afin d’aider les participants à trouver le calendrier, il vous est possible de leur envoyer son ID. N’oubliez pas que c’est une solution efficace qui vous permet de tenir informé votre équipe. Il s’agit d’un outil de communication qui pourra garantir le bon fonctionnement de votre équipe. Il est muni d’un système d’alerte, de rappel et de notification qui pourront informer les différents membres. De ce fait, les participants seront informés de l’organisation de la réunion, l’annulation ou le changement d’un événement, les tâches à échéance ou en retard, … Les participants concernés recevront des notifications à temps. Tous les membres d’une équipe possèdent les mêmes informations au même moment et pourront optimiser leur temps. 

Ce qu’il faut savoir sur la création d’un agenda partagé

L’agenda en ligne est un outil qui vous offre l’opportunité de modifier et d’organiser votre emploi du temps en fonction de votre disponibilité. C’est un logiciel qui pourra vous accompagner dans votre projet. Vous devez noter que certains outils sont munis d’un logiciel de sondage pour réaliser un planning commun. Certaines plateformes vous permettent de synchroniser votre agenda électronique personnel. Cela a pour objectif de faciliter son utilisation et d’accéder au sondage. Pour une version complète, il vaut mieux opter pour des solutions payantes. De plus, cela vous permet de profiter d’une plateforme personnalisée et sans publicité. Pour réaliser un planning sur internet, vous devez communiquer l’horaire, la date et le lieu du rendez-vous. C’est une opportunité non négligeable pour les professionnels. Cette solution pourra alléger l’emploi du temps de vos employés. Il vous permet de gérer votre temps et de créer un sondage afin d’organiser efficacement un événement donné. Avec ce type d’outil, le travail d’équipe sera plus simplifié. Il favorise la circulation de l’information et de manière transparente. Le logiciel notifie chaque membre dès qu’une tâche est modifiée ou assignée. Ce logiciel est, surtout, destiné aux chefs de projet qui doivent considérer les disponibilités et les obligations de chacun.